Mungkin sebagian dari Anda pernah mendengar HRIS. Ya, HRIS merupakan akronim dari Human Resources Information System yaitu sistem tata kelola informasi sumber daya manusia yang membantu perusahaan atau organisasi untuk mengatur segala urusan tentang SDM-nya.
HRIS sendiri di dalamnya mencakup time management, performance management, penggajian, perpajakan, hukum, hingga kompensasi karyawan.
Namun apakah Anda tahu bahwa dalam menjalankan HRIS, perusahaan seringkali menggunakan tools berupa teknologi untuk mempermudah pekerjaan HRD tersebut.
Lalu apa saja sebenarnya bentuk teknologi HRIS? Berikut penjelasannya
Employee Self-Service (ESS)
Employee Self-Service (ESS) atau sistem layanan mandiri merupakan sistem portal terpadu dimana karyawan bisa melakukan segala aktivitas yang terkait dengan pengelolaan data karyawan secara mandiri.
Mulai dari absensi online, mengajukan cuti, meminta reimbursement, mengubah data, melihat nilai performa, hingga informasi slip gaji karyawan. Semua bisa dilakukan dalam satu portal.
Dengan adanya layanan ESS, tidak ada lagi batasan antara manajemen dan karyawan terkait dengan pemenuhan kebutuhan karyawan. Karyawan bisa mengakses portal layanan ESS hanya melalui smartphone.
Payroll
Menghitung payroll atau gaji karyawan memang hal paling menyakitkan dan sangat sensitif karena menyangkut dengan kewajiban perusahaan.
Secara konvensional, perhitungan gaji biasanya dilakukan hanya menggunakan perangkat pengolah data dan perhitungan dilakukan secara manual.
Perhitungan manual seringkali menjadi masalah. Misalnya saja lupa melakukan potongan pajak, salah perhitungan gaji berdasarkan jabatan, atau salah perhitungan gaji berdasarkan potongan lainnya.
Untuk mempermudah dan menghindari adanya kesalahan hitung, teknologi payroll hadir menjadi solusi.
Teknologi payroll mampu menghitung gaji karyawan secara otomatis dan terintegrasi dengan komponen penyertanya seperti pajak, THR, bonus, dan potongan gaji lainnya.
Dengan adanya teknologi payroll, manajemen bisa menghitung gaji tanpa memakan waktu lama dan mengalami salah hitung.
Time Management
Mengatur jam kerja juga bukanlah pekerjaan ringan apalagi jika Anda memiliki banyak karyawan dengan banyak pola kerja misalnya terbagi menjadi beberapa shift, banyak pekerja yang dinas keluar kota, atau bekerja di bagian produksi dan lapangan.
Dengan teknologi time management, perusahaan bisa mengelola jam kerja karyawan dengan mudah dan real-time. Tidak ada lagi jam kerja yang bertabrakan atau potensi kecurangan yang dilakukan oleh karyawan.
Attendance system perusahaan pun akhirnya bisa menjadi lebih baik tanpa harus menggunakan lebih dari satu platform berbeda.
Performance Review
Biasanya perusahaan melakukan performance review secara manual melalui angket atau wawancara konvensional. Namun, dengan teknologi performance review pada HRIS memungkinka karyawan melakukan self-assessment atau 360 degree.
Penilaian kinerja juga tidak hanya menggunakan satu sumber data saja, namun juga dilakukan berdasarkan data yang tersedia pada software seperti absensi.
Dengan software, perusahaan juga bisa melakukan analisis terkait perkembangan performa karyawan dari masa ke masa.
Penilaian juga tidak memakan waktu. Karyawan bisa melakukan asesmen sendiri melalui laptop atau smartphone-nya. Manajemen pun juga bisa langsung menerima data asesmen tersebut.
Employee Benefit
Buka hanya sekedar mengelola data karyawan, teknologi HRIS juga meliputi employee benefit. Dimana perusahaan bisa mengakomodasi kebutuhan karyawan tanpa harus mengganggu arus kas.
Dengan sistem employee benefit, perusahaan bisa mengakomodasi berbagai kebutuhan karyawan seperti pembayaran listrik, pemberian pulsa saat WFH, atau bahkan memberikan pinjaman.
Fungsi employee benefit akan dirasakan langsung manfaatnya oleh karyawan dan juga perusahaan terutama dari segi arus kas.
Lima teknologi HRIS yang telah dijabarkan merupakan fitur dasar yang harus ada dalam setiap software HRIS. Selain mempermudah karyawan, teknologi HRIS seperti ini juga mampu mempermudah karyawan.
